Cómo controlar el stock de tu ferretería: inventario, stock mínimo y punto de pedido

Cómo está armada esta guía. Esto es orientación práctica del rubro para ordenar el stock de una ferretería o corralón argentino, no asesoramiento legal ni contable: los umbrales, las fórmulas y los ejemplos numéricos que vas a ver son ilustrativos para mostrar la cuenta, y el número que vale es el de tu propio local. Los datos duros que se mencionan —dólar, índice mayorista, flete— salen de fuentes públicas y oficiales (INDEC, BCRA) y del relevamiento propio del diario, con la metodología abierta. Nada de esto reemplaza mirar tu depósito y tu caja.

Preguntale a cualquier ferretero cuánto vale su negocio y te va a hablar de la facturación. Pero andá al fondo del local, abrí el depósito, y ahí está la otra mitad de la historia: cajas que no se mueven hace un año, mercadería repetida, y al mismo tiempo el hueco justo donde faltaba lo que el cliente vino a buscar hoy. La gestión de stock en la ferretería es, en criollo, administrar esas dos plaideras a la vez: la plata dormida en la góndola y la venta que se te escapa por no tener. Esta guía te ordena la cabeza con lo que de verdad mueve la aguja: control de inventario, stock mínimo, punto de pedido y rotación.

El stock es plata parada (aunque no lo parezca)

Metételo como un mantra: cada cosa que tenés en la estantería es plata que sacaste de la caja y todavía no volvió. Mientras esa mercadería no se vende, no está trabajando para vos: está ahí, ocupando lugar, juntando polvo y —lo peor en Argentina— perdiendo valor contra el costo de reponerla.

Hay dos maneras de fundirte con el stock, y son opuestas:

• Sobre-stock: comprás de más "por las dudas" o porque venía con descuento. Inmovilizás plata que te hubiera servido para pagar un proveedor, comprar lo que sí rota, o simplemente respirar a fin de mes. Esa caja de mechas que "algún día vendo" es un préstamo sin interés que le hiciste a tu propio depósito.
• Sub-stock (quiebre): te quedás corto y perdés la venta. Y no perdés solo esa venta: muchas veces perdés al cliente, que cruza a la ferretería de la otra cuadra y de paso se lleva ahí todo lo demás.

El oficio está en el equilibrio: tener lo que rota, no tener lo que no rota, y no quedarte nunca sin lo importante. Todo lo que sigue es cómo lograr ese equilibrio sin adivinar.

Stock mínimo y punto de pedido: los dos números que te salvan

Estos dos conceptos son el corazón de todo. Si te llevás una sola cosa de esta guía, que sea esto.

El stock mínimo es el colchón de seguridad: la cantidad por debajo de la cual no querés bajar nunca, porque si bajás corrés riesgo de quedarte en cero antes de que llegue la reposición. Es tu red.

El punto de pedido es la alarma: la cantidad que, cuando la tocás, te dice "pedí ahora". No cuando te quedás sin nada, sino antes, calculando lo que vas a vender mientras el proveedor te trae la mercadería nueva.

La cuenta es simple y la podés hacer de memoria:

• Punto de pedido = (venta por día × días que tarda en llegar el proveedor) + stock mínimo de seguridad.

Veámoslo con un ejemplo (números inventados solo para mostrar la cuenta): supongamos que vendés 10 rollos de cinta aisladora por semana, o sea unos 1,5 por día. Tu proveedor tarda 7 días en traerte el pedido desde que se lo pasás. Y querés un colchón de seguridad de 5 rollos por si un electricista te compra media caja de golpe. Entonces:

• Consumo mientras llega el pedido: 1,5 × 7 = 10,5 rollos (redondeá a 11).
• Punto de pedido: 11 + 5 de seguridad = 16 rollos.

Traducción: cuando en la estantería te queden 16 rollos, ese es el momento de pedir. No antes (inmovilizás plata), no después (te arriesgás al quiebre). Ese "5 de seguridad" es tu stock mínimo. Qué hacer: no calcules esto para las 3.000 referencias del local —te volvés loco y no sirve—. Calculalo para las 100 o 200 que más te mueven la caja. Esas son las que te importan.

Análisis ABC: qué rota y qué junta polvo

Acá viene la herramienta que ordena todo lo demás. No todos los productos merecen la misma atención, y tratarlos igual es el error clásico. El análisis ABC parte de una regla vieja que en la ferretería se cumple casi siempre: una minoría de tus productos genera la mayoría de tu facturación.

Dividí tu mercadería en tres canastos:

• Productos A — los pocos que mueven mucho. Son más o menos el 20% de tus artículos pero suelen traer cerca del 80% de la venta. Tornillería, fijaciones, cinta, siliconas, discos, lo que sale todos los días. Acá no te podés quedar sin stock jamás. Son los que llevan cálculo de punto de pedido, control seguido y prioridad de reposición.
• Productos B — el pelotón del medio. Rotación normal, importancia media. Los controlás, pero sin la obsesión de los A. Una revisión cada tanto alcanza.
• Productos C — los muchos que mueven poco. Son la mayoría de las referencias pero una porción chica de la venta. Ojo: acá está agazapado el stock muerto, eso que compraste una vez y quedó fósil en el estante. Poco stock, poca plata inmovilizada, y revisión de vez en cuando.

Qué hacer: agarrá el ranking de ventas del último año (aunque sea a ojo, con lo que sabés) y marcá tus 20 o 30 productos A. Esos son los que nunca, nunca pueden faltar. Y date una vuelta cazando los C fósiles: mercadería que no vendés hace seis meses o más. Esa plata dormida la recuperás con una liquidación, un combo o una oferta de mostrador. Mejor recuperar el 70% hoy que velar el 100% para siempre en el depósito.

El quiebre de stock: la venta que perdés y no ves

El quiebre de stock —quedarte sin un producto que el cliente vino a comprar— es la pérdida más traicionera del rubro, porque no aparece en ningún papel. La venta que no hiciste no figura en la caja, no la ves, no la llorás. Pero pasó.

Y en la ferretería duele doble, por una razón muy nuestra: el cliente ferretero casi nunca compra una sola cosa. Viene por el codo de PVC y se lleva el pegamento, la lija y una llave. Si no tenés el codo, no perdés el codo: perdés todo el changuito. Y peor: si le pasa dos veces, aprende que "en esa ferretería nunca hay", y no vuelve más. El quiebre no te cuesta una venta, te cuesta un cliente.

Qué hacer: blindá los productos A contra el quiebre con el punto de pedido bien calculado, y prestale atención especial a lo importado o de marca, que además de venderse depende del dólar y de que el proveedor lo tenga. Cuando un cliente te pide algo que no tenés, anotalo —en un cuaderno, en el celular, donde sea—. Esa lista de "lo que me pidieron y no tenía" es oro puro: es tu demanda perdida escrita, y te dice qué deberías estar reponiendo.

Planilla o sistema: con qué llevar el control

No hay una única respuesta acá; depende del tamaño de tu local y de las ganas. Lo que no sirve es "lo tengo todo en la cabeza": la cabeza se olvida, y a fin de mes no te acordás cuántos rollos de teflón vendiste.

• La planilla (Excel o Google Sheets): gratis y suficiente para arrancar. Ponés tus productos A, el stock que tenés, el punto de pedido, y vas anotando. La ventaja es que es tuya y la entendés. La desventaja es que la tenés que actualizar a mano, y si aflojás una semana se te desactualiza y deja de servir. Para las 100 o 200 referencias que importan, alcanza y sobra para empezar.
• El sistema o POS (punto de venta): el software que descuenta el stock solo cada vez que hacés una venta. Es el salto de calidad: ves la rotación real, sabés qué tenés sin ir a contar, y sacás el ABC con un par de clics. Cuesta plata y trabajo de carga inicial, pero para un local con volumen es lo que te devuelve las horas y te saca el quiebre de encima.

Qué hacer: si hoy no llevás nada, no esperes al sistema perfecto. Arrancá esta semana con una planilla de tus 50 productos estrella. El control imperfecto que sí hacés vale mil veces más que el sistema ideal que nunca arrancás. Y si ya te quedó chica la planilla y vivís corriendo detrás del stock, ahí sí el POS se paga solo.

Reponer contra el costo de reposición (y el dólar)

Este es el punto donde la gestión de stock se cruza con la plata de verdad, y donde en Argentina se pierde margen sin darse cuenta. Cuando vendés un producto y lo remarcás, la pregunta no es "¿cuánto me costó?", sino "¿cuánto me va a costar reponerlo?".

Ejemplo para ver la trampa (números inventados solo para mostrar la cuenta): comprás una caja de mechas a $10.000 hace dos meses. Hoy, para reponer esa misma caja, el proveedor te la cobra $13.500. Si vos calculás tu precio de venta sobre los $10.000 viejos, cuando vendas todo y vayas a reponer no te va a alcanzar la plata: vendiste, sí, pero te descapitalizaste. Moviste mercadería, no ganaste.

Por eso la reposición y el stock van de la mano con dos datos que conviene seguir:

• El dólar, para todo lo importado o de marca: cuando se mueve, tu costo de reposición se mueve antes de que te llegue la lista nueva.
• El índice de precios mayoristas del INDEC, que te marca cuánto subió de verdad el costo de reponer en el rubro. Si el mayorista trepó y vos no remarcaste, estás vendiendo a pérdida de reposición sin verlo.

Y para lo pesado —ferretería gruesa, corralón, bulones por bulto— sumá el flete dentro del costo de reposición: si traer la mercadería salió más caro, tu stock vale más de lo que dice la factura vieja. Qué hacer: remarcá siempre contra el costo de reposición de hoy, no contra lo que pagaste. Y si querés que la cuenta te la haga la máquina, tenés la calculadora de remarcación. Para afinar cuánto cargar en cada categoría, mirá la guía de márgenes por rubro.

Qué hacer esta semana

• Marcá tus productos A. Sacá los 30 productos que más facturan y anotalos. Esos son los que no pueden faltar nunca. Empezá el control por ahí.
• Calculá el punto de pedido de tus estrella. Con la fórmula de arriba (venta por día × días de demora + colchón de seguridad), fijá la alarma de reposición de al menos tus 20 productos top.
• Salí a cazar stock muerto. Recorré el depósito buscando lo que no se vende hace más de seis meses. Liquidalo, combinalo o rematalo: convertí esa plata dormida en plata que trabaja.
• Anotá los quiebres. Arrancá el cuaderno de "me lo pidieron y no lo tenía". En un mes vas a tener la lista exacta de lo que estás dejando ir.
• Atá la reposición a un dato. Antes de remarcar, mirá el dólar y el índice mayorista, y calculá siempre contra costo de reposición, no contra la factura vieja.

El stock no se controla con memoria ni con corazonada: se controla con dos números por producto y una revisión que no aflojás. Si esta semana hacés una sola cosa, que sea dejar de mirar el depósito como un montón de cajas y empezar a verlo como lo que es: tu plata, esperando volver a la caja.